Mit tehet „digitális anya” a hatékonyabb munkavégzésért?

Otthonról dolgozni, illetve otthonról dolgozni anyaként két külön dolog. Előbbi magában rejti a kiszámíthatóságot, azt, hogy te osztod be a saját idődet. Utóbbi azonban azt jelenti, hogy bármikor bármi történhet, előfordulhat, hogy egyik pillanatról a másikra kell módosítanod a teendőid listáját. Anyaként mindenre készen kell állni, és ehhez nem árt digitális eszközöket segítségül hívni a megfelelő sávszélességű wifivel karöltve. 

Engedjetek meg egy kis személyes bevezetést az eddigi tapasztalataim hátteréről. A fiam elmúlt kétéves, én pedig több mint másfél éve dolgozom itthonról. Elsősorban ügyfelek számára készítek social media és egyéb online tartalmat, másrészt a saját blogommal és az ahhoz köthető együttműködésekkel igyekszem boldogulni a gyereknevelés mellett. Munka szempontból a kezdeti időszak még nagyon ideális volt, mert pontosan tudtam, mikor alszik a fiam, ráadásul elég hosszú pihenőket tartott napközben. Aztán ahogy jött az aktívabb időszaka, nehezedett a feladatom, ekkor már komoly koncentrációt igényelt, hogy minden simán menjen. Azt hittem, a bölcsőde majd sokat segít a munkavégzés javára, de egyelőre inkább csak a betegséggel töltött napok száma szaporodott, nem az én munkára szánható nyugodt óráim mennyisége. Ez azonban nem mehet a munka rovására, hanem még fókuszáltabb és tudatosan irányított feladatvégzést igényel.

Mi kell a hatékonyság növeléséhez? Nézd meg, honnan tudsz időt nyerni a munka javára! Szigorú szemmel vedd górcső alá egy átlagos hetedet! Ha kell, írd le, hogy pontosan mivel töltöd az idődet, a számítógépes tevékenységeidet pedig mérheted a RescueTime nevű alkalmazással. Ha ez megvan, akkor vizsgáld meg, hogy honnan tudsz még a munka javára időt szakítani. Rendelj étel az interneten, vásárolj be több napra előre online házhozszállítással és ha kell, kérj segítséget a nagyszülőktől, de egy takarítónő vagy babysitter alkalmazása sem szégyen, ha megteheted.

RescueTime

Ez egy time management applikáció, amely segít a céltalan kattintgatások helyett a munkára fókuszálni. Ha letöltöd a számítógépedre vagy a mobilodra, akkor a háttérben méri, hogy mennyi időt töltesz az egyes applikációkkal és weboldalak böngészésével. Ezekből az adatokból részletes elemzést nyújt, így pontos képet kapsz a digitális szokásaidról és átlátod, hogy vannak-e felesleges tevékenységeid, illetve miként tudsz időt „menteni” magadnak másra. Sőt, beállíthatod, hogy egy bizonyos időre ne érhesd el azt a weboldalt, amelyik elvonja a figyelmedet a munkáról, vagy megadhatsz egy időkeretet, hogy hány percet nézegetheted az adott oldalt.

Ha sikerült a felesleget lefaragnod, akkor már csak be kell osztanod a teendőket. Nekem leginkább a time blocking technika vált be. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az egész hetedet idősávokra bontod és azokban mozogsz. Így pontosan meg lehet határozni azt, hogy például kedden és pénteken reggel 9-11-ig „énidőt” tartasz, amikor pihensz vagy sportolsz, viszont 11-14 óráig csak a munkával foglalkozol. Ehhez a legegyszerűbb tényleg az, ha leülsz a laptop elé és készítesz egy táblázatot a hét napjaival, majd órák szerint lebontod és különböző színnel jelölöd az egyes idősávokat.

A time blocking technikával nagyban növelhető a hatékonyság és a fókuszáltság. Ha például mindennap ugyanabban az idősávban megfelelő mennyiségű időt fordítasz az emailek megválaszolására, akkor utána félreteheted őket egy időre. Nem úgy telik az egész nap, hogy folyamatosan pötyögsz, hanem van "iroda időd". Így az ügyfeleid pontosan tudni fogják, hogy a nap melyik időszakában várhatnak tőled azonnali választ az emailekre, és azt is, hogy mikor nem. A jó munkavégzéshez elengedhetetlen a gyors wifi kapcsolat, hiszen ilyenkor tényleg minden pillanat számít, és megspórolsz magadnak néhány stresszes percet várakozás helyett.

Persze nem csak a munkát kell anyaként megtervezni, hanem például a heti menüt is. A spontán vásárlás és főzés csak a nagyon gyakorlott anyáknak válik be, én jobb szeretem látni magam előtt, hogy mire van szükség. Ehhez a legjobb segítséget a Trello nevű online szolgáltatás adja, ahol kis kártyákra felvihetem a napi menüt vagy a bevásárló listát, könnyedén módosíthatom, és ha túl vagyunk rajta, akkor áthelyezhetem az elvégzett feladatok közé.

Trello 

Ez egy kedvelt feladatszervező program, áttekinthető és egyszerű. Bár főleg cégek alkalmazzák, a hétköznapokban is hasznát lehet venni. Úgy nevezett táblákat készíthetsz, ezeken belül pedig feladatlistákat, amiket itt kártyáknak hívnak. Ezek olyanok, mint a digitális post-it-ek. A kártyákra írhatsz feladatokat, megadhatsz hozzá határidőt, sőt akár egy másik felhasználót is hozzárendelhetsz. A feladatok mozgathatóak attól függően, hogy folyamatban vannak még vagy már elvégezted.

Az egyéb napi teendők száma végtelen hosszú és sose lesz olyan, hogy nincs semmi a listádon. Képtelenség fejben tartani az összes befizetésre és beszerzésre váró dolgot, kit kell felhívni, kinek kell írni és így tovább. Listákból élek, ezek nélkül nem tudom mihez kezdenék. Minden a logisztikáról szól, ezért mindenképp kell a telefonodon legyen egy jó jegyzet applikáció és egy számodra átlátható naptár. Így bárhol jársz, azonnal képbe tudsz kerülni.

Ha gmailes emailt használsz, akkor ajánlom, hogy az ezzel szinkronizálható naptárt válassz a mobilon, mert így nem kell manuálisan egymáshoz igazítanod őket. Jegyzet applikációk közül évek óta társam az Evernote. Itt mindenféle jegyzetet írhatsz, feladatlistákat tudsz készíteni, beállíthatsz figyelmeztetéseket és mindezt könnyedén megoszthatod mással is. Azt hiszem, leginkább azzal vett le a lábamról, hogy vizuálisan megjelenítve tudok elmenteni cikkeket, amelyeket később szeretnék elolvasni. 

Evernote 

Ez az egyik legkomplettebb alkalmazás annak érdekében, hogy sose feledkezzünk meg semmiről. Az Evernote-tal készíthetünk jegyzeteket, csatolhatunk hozzájuk fotókat, írhatunk tennivaló vagy bevásárlólistát, valamint rögzíthetünk hangfelvételeket is. Különlegessége, hogy a feljegyzések kereshetőek és rendszerezhetőek.

Mindannyian mások vagyunk és máshogy élünk, de törekedj arra, hogy megtaláld a saját prioritásaidat! Ha megfelelő mennyiségű időt fordítasz a számodra kedves dolgokra, akkor lesz időd és energiád a munkára is. Ne hagyd, hogy a teendők irányítása kicsússzon a kezed közül és ehhez bátran hívd segítségül azokat a digitális eszközöket, amelyek megkönnyítik a mindennapjaidat!

Bitay Andrea – blogger, vállalkozó anyuka

A Maison blog szerzőjeként a minimalista életmód irányába tett útjáról számol be olvasóinak, anyukaként szerzett tapasztalatait osztja meg másokkal.

Kapcsolódó tartalmak:

Visszajelzés

Hasznosnak találtad az oldalt?